Datenschutzerklärung für die App „Velox Fahrerkarten Reader“

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser App ist:

Velox TransLog Beratungs GmbH
Mühlenweg 8a
14167 Berlin

E-Mail: info@velox-gb.de

Vertreten durch:
Jens Kottwitz

2. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Android-App:

Velox Fahrerkarten Reader

Die App dient dem Auslesen digitaler Fahrerkarten über ein Android-Gerät mit USB-OTG-Unterstützung und einem geeigneten CCID-kompatiblen USB-Smartcard-Reader.

Die App erzeugt aus den auf der Fahrerkarte gespeicherten Daten eine DDD-Datei. Diese DDD-Datei wird lokal auf dem Android-Gerät gespeichert und kann anschließend durch den Nutzer aktiv per E-Mail, WhatsApp, Dateimanager oder über andere installierte Apps weitergeleitet werden.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck:

– Auslesen digitaler Fahrerkarten
– Erzeugen einer DDD-Datei
– lokales Speichern der DDD-Datei
– Weitergabe der DDD-Datei durch aktive Nutzerentscheidung
– Unterstützung der gesetzlichen Archivierungs- und Kontrollpflichten im Zusammenhang mit Fahrpersonal-, Lenk- und Ruhezeiten

Die App ersetzt keine gesetzlich vorgeschriebene Archivierungs- oder Auswertungssoftware. Die erzeugten DDD-Dateien sollten in einer geeigneten Archivierungs- oder Auswertungssoftware geprüft und aufbewahrt werden.

4. Welche Daten verarbeitet die App?

Beim Auslesen einer digitalen Fahrerkarte können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

– Name des Karteninhabers
– Vorname und Nachname des Fahrers
– Fahrerkartennummer
– Kartengültigkeit
– Kartenaussteller
– Fahreraktivitäten
– Lenkzeiten
– Arbeitszeiten
– Bereitschaftszeiten
– Ruhezeiten und Pausen
– Fahrzeugnutzungen
– Kontroll-, Ereignis- und Störungsdaten
– tachographenbezogene Kartendaten
– weitere auf der Fahrerkarte gespeicherte Daten

Diese Daten können personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sein.

5. Wie verarbeitet die App die Daten?

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich lokal auf dem Android-Gerät.

Die App liest die Fahrerkarte über den angeschlossenen USB-Kartenleser aus und erstellt daraus eine DDD-Datei.

Die DDD-Datei wird gespeichert unter:

Downloads/Velox-Fahrerkarten/

Der Dateiname kann personenbezogene Angaben enthalten, insbesondere den Namen des Karteninhabers und die Fahrerkartennummer.

Beispiel:

C_YYYYMMDD_HHMM_Vorname_Nachname_Kartennummer.ddd

6. Erfolgt eine automatische Übertragung an Velox TransLog Beratungs GmbH?

Nein.

Die App überträgt DDD-Dateien nicht automatisch an Velox TransLog Beratungs GmbH, an einen Server oder an Dritte.

Eine Weitergabe erfolgt nur, wenn der Nutzer aktiv die Teilen-Funktion der App verwendet.

7. Teilen-Funktion der App

Die App bietet eine Teilen-Funktion. Darüber kann die erzeugte DDD-Datei über andere auf dem Gerät installierte Apps weitergeleitet werden, zum Beispiel:

– E-Mail-App
– Gmail
– Outlook
– WhatsApp
– Dateimanager
– Cloud-Speicher-App
– andere installierte Anwendungen

Bei der Weitergabe per E-Mail ist als Empfänger voreingestellt:

info@velox-gb.de

Der Empfänger kann vor dem Versand geändert werden.

Sobald der Nutzer eine andere App zum Versand oder zur Weitergabe auswählt, gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters dieser App.

8. Internetverbindung und Serververarbeitung

Die App ist nicht darauf ausgelegt, die ausgelesenen Fahrerkartendaten automatisch über das Internet an einen eigenen Server zu übertragen.

Die App selbst betreibt keinen eigenen Hintergrunddienst zur automatischen Datenübermittlung.

Eine Datenübermittlung kann nur dadurch erfolgen, dass der Nutzer die erzeugte Datei aktiv über eine andere App versendet oder teilt.

9. Berechtigungen der App

Die App kann je nach Android-Version und Gerät folgende Berechtigungen oder Zugriffe benötigen:

– Zugriff auf USB-Geräte / USB-OTG
– Zugriff auf den angeschlossenen Kartenleser
– Speichern von Dateien im Download-Bereich
– Bereitstellung einer Datei zur Weitergabe an andere Apps

Die App benötigt den USB-Zugriff, um mit dem angeschlossenen Kartenleser zu kommunizieren.

Die Speicherung ist erforderlich, damit die erzeugte DDD-Datei auf dem Gerät abgelegt und weiterverarbeitet werden kann.

10. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die konkrete Rechtsgrundlage hängt davon ab, in welchem Zusammenhang die App eingesetzt wird.

Soweit ein Unternehmen die App zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten im Zusammenhang mit Fahrpersonal-, Lenk- und Ruhezeiten sowie zur Archivierung von Fahrerkartendaten einsetzt, kann die Verarbeitung insbesondere auf folgenden Grundlagen beruhen:

– Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist
– Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit ein berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Dokumentation, Kontrolle und Archivierung besteht

Bei einem betrieblichen Einsatz ist das jeweilige Unternehmen für die datenschutzrechtliche Bewertung des konkreten Einsatzes verantwortlich.

11. Empfänger der Daten

Empfänger der Daten können sein:

– das Unternehmen, das die Fahrerkarte auslesen lässt
– Verkehrsleiter oder Fuhrparkverantwortliche
– beauftragte Auswertungs- oder Archivierungsstellen
– Velox TransLog Beratungs GmbH, sofern die DDD-Datei aktiv dorthin gesendet wird
– Anbieter der vom Nutzer gewählten Versand- oder Teilen-App

Eine Übermittlung an Velox TransLog Beratungs GmbH erfolgt nicht automatisch, sondern nur durch aktive Handlung des Nutzers, zum Beispiel durch Versand per E-Mail.

12. Speicherung und Löschung

Die erzeugten DDD-Dateien werden lokal auf dem Android-Gerät gespeichert.

Die Dateien verbleiben dort, bis sie vom Nutzer oder vom Geräteverantwortlichen gelöscht werden.

Der Nutzer beziehungsweise das einsetzende Unternehmen ist dafür verantwortlich, nicht mehr benötigte Kopien der DDD-Dateien ordnungsgemäß zu löschen und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einzuhalten.

13. Sicherheit der Daten

DDD-Dateien enthalten personenbezogene und teilweise sensible arbeitsbezogene Daten.

Nutzer und Unternehmen sollten daher insbesondere Folgendes beachten:

– Gerät gegen unbefugten Zugriff schützen
– Bildschirmsperre verwenden
– DDD-Dateien nur an berechtigte Empfänger senden
– keine ungesicherten privaten Messenger verwenden, wenn dies betrieblich nicht freigegeben ist
– gespeicherte Dateien regelmäßig prüfen und nicht benötigte Kopien löschen
– Zugriff auf die Dateien im Unternehmen beschränken

14. Einsatz durch Unternehmen

Wenn ein Unternehmen die App einsetzt, bleibt das Unternehmen für den datenschutzkonformen Einsatz verantwortlich.

Dazu gehören insbesondere:

– Information der betroffenen Fahrer
– Festlegung des Zwecks der Verarbeitung
– Prüfung der Rechtsgrundlage
– sichere Speicherung der DDD-Dateien
– Zugriffsbeschränkung
– Archivierung nach den gesetzlichen Vorgaben
– Löschung nicht mehr benötigter Kopien
– gegebenenfalls Abschluss erforderlicher Vereinbarungen mit Dienstleistern

15. Hinweise für Fahrer

Fahrer sollten vor dem Auslesen ihrer Fahrerkarte darüber informiert werden:

– wer die Fahrerkarte ausliest
– zu welchem Zweck die DDD-Datei erstellt wird
– wer die DDD-Datei erhält
– wo und wie lange die Datei gespeichert wird
– welche Rechte ihnen nach der DSGVO zustehen

16. Google Play und technische Bereitstellung

Wenn die App über den Google Play Store bezogen wird, verarbeitet Google im Zusammenhang mit dem Download und der Nutzung des Google Play Store eigene Daten.

Für diese Verarbeitung ist Google verantwortlich. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von Google.

Die App selbst überträgt die ausgelesenen Fahrerkartendaten nicht automatisch an Google.

17. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:

– Recht auf Auskunft
– Recht auf Berichtigung
– Recht auf Löschung
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
– Recht auf Datenübertragbarkeit
– Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
– Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung dieser Rechte kann die betroffene Person sich an den Verantwortlichen wenden.

Kontakt:

info@velox-gb.de

18. Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes sein, in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat.

19. Keine Verarbeitung zu Werbezwecken

Die App verwendet die ausgelesenen Fahrerkartendaten nicht zu Werbezwecken.

Die App erstellt keine Nutzerprofile zu Werbezwecken.

20. Keine automatische Analyse durch Velox

Die App analysiert die DDD-Dateien nicht automatisch auf Servern von Velox TransLog Beratungs GmbH.

Eine inhaltliche Auswertung durch Velox TransLog Beratungs GmbH erfolgt nur, wenn der Nutzer oder das einsetzende Unternehmen die Datei aktiv an Velox TransLog Beratungs GmbH übermittelt und eine entsprechende Dienstleistung beauftragt oder in Anspruch nimmt.

21. Systemvoraussetzungen

Für die Nutzung der App sind erforderlich:

– Android 12 oder höher
– Android 13 oder höher empfohlen
– USB-OTG-Unterstützung
– CCID-kompatibler USB-Smartcard-Reader
– digitale Fahrerkarte

Android 11 und ältere Android-Versionen werden nicht unterstützt.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich die App, die technische Verarbeitung oder rechtliche Anforderungen ändern.

Stand: Juli 2026